Un team, molte sedi: 9 consigli per la collaborazione a distanza

Alcuni suggerimenti utili su come restare in contatto con il tuo team "mantenendo le distanze".

Strumenti innovativi e intelligenti come Microsoft Teams - l'hub centralizzato per lo smart working - semplificano la comunicazione e la collaborazione, superano le barriere linguistiche e abbattono i compartimenti stagni di conoscenza, anche in tempi di crisi come l'emergenza sanitaria che stiamo vivendo.

Ma cosa ci vuole esattamente per lavorare in modo intelligente dal proprio "ufficio domestico"?

#1 Un'area di lavoro ben attrezzata

Con Teams, Microsoft ha progettato un ufficio virtuale che puoi portare con te ovunque. Per esempio, puoi accedere ai documenti direttamente in Teams, archiviare i file in modo sicuro, condividerli con le persone giuste e partecipare rapidamente a call e riunioni. Per essere produttivi a casa, è importante creare un posto speciale dedicato esclusivamente al lavoro. Non preoccuparti del disordine o delle pareti spoglie: puoi attivare la sfocatura intelligente dello sfondo nelle riunioni video in modo che il team possa concentrarsi sul contenuto e non sull'arredamento di casa tua.

Con Microsoft Teams lo sfondo della chat non è più un problema

#2 Comunica il tuo orario di lavoro

Lavorare da casa significa anche cambiare il ritmo quotidiano. Pertanto, una chiara comunicazione delle tue ore lavorative con il resto del team è importante in modo che tutti sappiano quando sei disponibile - per esempio con l'aiuto di un messaggio di stato in Teams. Allo stesso tempo, documentare e condividere lo stato di avanzamento del lavoro ti aiuta a rimanere in contatto con il tuo team e a creare trasparenza.

#3 Non trascurare la salute

Senza i break tipici del lavoro in ufficio, come le pause pranzo e caffè con i colleghi, può risultare difficile interrompere il flusso di lavoro. Questo stile di vita può portare a stress e burnout. La salute deve sempre venire per prima. Quindi prenditi abbastanza tempo per le pause. Questo non solo ti mantiene sano, ma ti aiuta anche ad essere più produttivo a lungo termine.

#4 Pianifica riunioni online regolari

Dove si trovano fisicamente i partecipanti è irrilevante, con la sala conferenze virtuale di Teams puoi riunire facilmente tutti i collaboratori in un unico luogo virtuale.

#5 Presta attenzione alle opinioni di tutti

Nelle riunioni online non possiamo fare affidamento sui segnali visivi - per esempio, per accorgerci che un collega desidera contribuire alla discussione. Pertanto, l'organizzatore della riunione deve sondare l'umore generale dei partecipanti fin dall'inizio, ricordare loro che possono utilizzare la chat della riunione per dare feedback e fare abbastanza pause per consentire le domande.

#6 Registra i meeting

A causa dell'attuale situazione di emergenza, facciamo ancora più affidamento sulle riunioni virtuali. I conflitti di pianificazione sono inevitabili. Ci affidiamo quindi sempre più alla registrazione delle riunioni - affinché i componenti del team che non hanno potuto partecipare possano consultare il contenuto in un secondo momento e tenersi aggiornati.

#7 Resta in contatto

Con lo smart working, spesso manca uno scambio informale di informazioni con i colleghi. Queste conversazioni non solo "fanno gruppo", ma spesso rivelano anche informazioni importanti o approfondimenti. Continua a fare queste conversazioni virtualmente tramite chat e videotelefonia.

#8 Riunisci il team

Il lavoro a distanza può portare a una sensazione di isolamento. È quindi importante creare opportunità per il team di riunirsi virtualmente. Pianifica riunioni regolari con il team, utilizza il canale "Generale" in Teams per le discussioni che potrebbero interessare a tutti e utilizza la Lavagna per sessioni di brainstorming.

#9 Divertirsi insieme

Con tutti i cambiamenti che derivano dal lavoro a distanza, è importante tenere alto il morale del team. Ci sono molte cose che puoi fare con Microsoft Teams per coinvolgere ogni componente del team: per esempio condividere notizie e storie in chat, organizzare un concorso fotografico, creare quiz a tema.

Fonte: Ein Team, viele Standorte: 9 Tipps für erfolgreiche Zusammenarbeit aus der Ferne