Ein Team, viele Standorte: 9 Tipps für Zusammenarbeit auf Distanz

Innovative und intelligente Tools wie Teams - Microsofts zentraler Hub für Arbeit im Team - vereinfachen Kommunikation und Zusammenarbeit, beseitigen Sprachbarrieren und überwinden starre Strukturen. Gerade jetzt, in der Corona-Krise, kann Teams seine Qualitäten voll ausspielen.

Aber was ist wirklich wichtig beim Home-Office?

#1 Ein gut ausgestatteter Arbeitsbereich

Mit Teams hat Microsoft ein virtuelles Büro geschaffen, das überall funktioniert. Von Teams aus kann man auf alle wichtigen Dokumente zugreifen, Dateien sicher speichern, mit den richtigen Personen teilen und schnell in Telefon- und Videokonferenzen einsteigen. Um auch zu Hause produktiv zu arbeiten, ist es wichtig, sich einen Arbeitsplatz einzurichten, der für das Arbeiten reserviert ist. Machen Sie sich keine Gedanken über Unordnung oder kahle Wände. Aktivieren sie einfach in Videobesprechungen intelligente Hintergrundunschärfe, damit sich Ihr Team auf die Inhalte konzentrieren kann und nicht auf die Wohnungseinrichtung.

Bei Microsoft Teams ist der Chat-Hintergrund kein Problem mehr

#2 Arbeitszeiten klar kommunizieren

Führen Sie feste Arbeitszeiten ein und teilen Sie diese auch mit dem restlichen Team. Es ist wichtig zu wissen, wann die einzelnen Mitglieder verfügbar sind. Hilfreich ist hier die Funktion Statusmeldung in Teams. Man bleibt mit den Mitarbeitern in Kontakt und gestaltet seine Arbeit transparent, wenn man regelmäßig den Arbeitsfortschritt dokumentiert und teilt.

#3 Gesunde Grenzen einhalten

Ohne die üblichen Mittags- und Kaffeepausen mit den Kollegen kann das Einhalten von Pausen schwierig werden. Pausen sind aber wichtig, nehmen Sie sich die Zeit! Denn Gesundheit ist das wichtigste. Nur gesund können Sie auch zu Hause längerfristig produktiv arbeiten.

#4 Planen Sie regelmäßig Online-Besprechungen

Wo die Konferenzteilnehmer sind, spielt keine Rolle, im virtuellen Konferenzraum von Teams kommen alle Mitarbeiter über einen Link zusammen.

#5 Achtsamkeit

Bei Online-Besprechungen können wir uns teilweise nicht mehr auf visuelle Hinweise verlassen – etwa, um zu merken, ob Kollegen noch etwas zur Diskussion beitragen möchten. Deshalb holt der Konferenzleiter zu Beginn ein allgemeines Stimmungsbild ab und erinnert alle daran, dass man auch den Besprechungschat für Feedback nutzen kann. Außerdem muss es genug Pausen geben, um Fragen zuzulassen.

#6 Besprechungen aufzeichnen

Aufgrund der aktuellen Entwicklung rund um den COVID-19-Ausbruch sind virtuelle Meetings meist die einzige Möglichkeit, sich auszutauschen. Für Terminkonflikte gibt es Aufzeichnungen. Verhinderte Teilnehmer können nachträglich Inhalte ansehen und bleiben so stets auf dem neuesten Stand.

#7 In Verbindung bleiben

Keine zufälligen Begegnungen mehr an der Kaffeemaschine? Informeller Austausch zwischen Kollegen kommt in Home-Office-Zeiten oft zu kurz. Ersatz bieten Chats und Videotelefonie. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, denn gerade der informelle Austausch liefert wichtige Informationen.

#8 Das Team zusammenbringen

Arbeit auf Distanz kann einsam machen. Deshalb gibt es Möglichkeiten, Teams virtuell zusammenzubringen. Organisieren Sie deshalb regelmäßig Teamzusammenkünfte. Nutzen Sie den Kanal „Allgemeines“ für Diskussionen, die alle interessieren oder das Microsoft Whiteboard für Brainstorming.

#9 Gemeinsam Spaß haben

Gerade in Krisenzeiten ist es wichtig, die Teammoral zu fördern. Es gibt viele Dinge, die Sie mit Microsoft Teams tun können, um das Engagement der einzelnen Teammitglieder aufrechtzuerhalten: Neuigkeiten und Geschichten im Chat teilen, Fotowettbewerbe organisieren, Quizfragen zum Unternehmen ausdenken usw.

Quelle: Ein Team, viele Standorte: 9 Tipps für erfolgreiche Zusammenarbeit aus der Ferne