Smart Working: distribuzione e condivisione dei documenti con Microsoft Teams

Scambio file, foto, documenti con i miei clienti via email, ma lavorando in Smart Working è complicato distribuire i documenti e condividerli con i colleghi. Teams mi può aiutare? La risposta è sì, con Microsoft Teams puoi condividere i documenti su diversi device anche fuori dalle mura aziendali, in modo semplice e soprattutto sicuro. Migrare a Teams e a un nuovo concetto di condivisione file è quindi la soluzione.

Migrazione

Progettato per migrazioni di qualsiasi dimensione, da piccoli set di file a trasferimenti aziendali su larga scala, lo Strumento di migrazione di SharePoint consente di trasferire le informazioni sul cloud e di usare le più recenti soluzioni di collaborazione, intelligence e sicurezza con Office.

Raccolte

Microsoft Teams è diviso in canali. All'interno di ogni Team ci sono canali tematici. Questi canali sono un luogo in cui l'intero team deve discutere di un argomento specifico, per esempio la formazione o gli aggiornamenti di progetto. Ogni canale ha una propria cartella di file in cui è possibile condividere documenti per quel canale specifico. Per accedere alla cartella, passa al canale e seleziona la scheda file posta sopra la finestra di conversazione.

Collaborare

I file archiviati nella raccolta file del Team sono accessibili a tutti i membri che, in Office, possono co-modificare documenti di Word, PowerPoint o Excel oppure commentare i file di Visio. Non è necessario controllare i file o preoccuparsi se uno dei colleghi ha aperto il documento. È sufficiente aprire il file da modificare e, se altri membri del team lo editano, le modifiche verranno unite senza problemi mentre si lavora.

Condividere

Potrebbe essere necessario condividere il file con qualcuno all'esterno del Team. Se il documento è un file di Word, Excel, PowerPoint o Visio, il modo più semplice per farlo consiste nell'aprire il file con l'app Office appropriata e selezionare Condividi nell'angolo in alto a destra della finestra. Verrà aperta la finestra di dialogo Condividi in cui è possibile immettere gli alias o gli indirizzi di posta elettronica delle persone con cui si vuole condividere il file.

Collaborazione e creazione condivisa dei documenti

Con Teams, più persone possono lavorare simultaneamente a un documento di Word, un foglio di calcolo di Excel o una presentazione di PowerPoint. La collaborazione in contemporanea è detta creazione condivisa o in tempo reale.