Cos'è un sistema ERP e perché ne hai bisogno?

Cos'è un software gestionale (ERP) e quali vantaggi porta al mio business? Se anche tu ti sei posto questa domanda, questo articolo ti aiuterà a fare chiarezza.

La gestione di un'azienda è diventata sempre più complessa nel corso degli anni. Il mondo sta cambiando, ma molte aziende non stanno al passo.

Troppe aziende usano ancora sistemi IT diversi per i diversi aspetti della loro attività. Dal momento che questi sistemi spesso non comunicano perfettamente tra loro, rendono la gestione delle operazioni ancora più difficile. Se il software di gestione del magazzino non parla con il software di contabilità, è probabile che gli utenti abbiano regolarmente a che fare con informazioni non aggiornate. Probabilmente stai anche sprecando tempo e denaro per acquisire i dati da un sistema e inserirli in un altro, si spera senza troppi ritardi ed errori.

Sistemi ERP: una definizione

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è un software integrato per la gestione dell'azienda: viene implementato in tutta l'organizzazione per migliorare il flusso di dati e facilitare i processi aziendali. Una soluzione ERP moderna, ben progettata e implementata, quale Microsoft Dynamics 365 Business Central, ti aiuta a gestire in modo efficiente ogni aspetto del tuo business, fornendo ai decisori le informazioni chiave di cui hanno bisogno per gestire l'azienda. Sarai in grado di snellire le operazioni, ridurre i costi, aumentare la produttività e fornire una migliore esperienza al cliente.

Prima di entrare in dettaglio, riportiamo anche la definizione di Wikipedia:

Enterprise Resource Planning (letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa", spesso abbreviato in ERP) è un sistema di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.)

Le funzioni di un sistema ERP

Le funzionalità supportate da un sistema ERP sono tutte quelle richieste per gestire le attività costituenti i processi aziendali, dai quali si originano e ai quali si connettono flussi informativi che possono essere ordinati in cicli di operazioni:

• Ciclo amministrativo: centrato sui sistemi di rilevazione e sintesi delle transazioni amministrative (general ledger: contabilità generale, clienti, fornitori, tesoreria, consolidamento dei valori, sistemi di analisi della redditività, supporto alle decisioni e sistemi direzionali)
• Ciclo attivo: attività prevalentemente riferite all’area commerciale (gestione ordini, definizione dei prezzi e listini di vendita, gestione e pianificazione delle vendite, gestione scorte e spedizioni)
• Ciclo passivo: attività connesse alla gestione degli approvvigionamenti (gestione acquisti, gestione magazzino, pianificazione dei fabbisogni di materiali, gestione della qualità, valutazione e gestione della rete dei fornitori)
• Cicli di gestione delle risorse: sistemi di gestione delle risorse umane riguardanti le retribuzioni, la pianificazione dei fabbisogni del personale, la gestione dei parametri fisici (presenze, assenze, permessi), i sistemi di gestione delle infrastrutture (manutenzione, gestione progetti interni, procedure di acquisto e gestione beni strumentali)

Gestione di prodotti, magazzini, servizi

Il sistema ERP semplifica i processi associati all'aggiunta, alla categorizzazione e al raggruppamento di nuovi articoli, all'implementazione di offerte speciali, al monitoraggio delle scorte, al rifornimento dell'inventario e molto altro. Il sistema può essere personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche della tua attività.

Se gestisci un magazzino, il reparto vendite può comunicare automaticamente al reparto spedizioni cosa e quando spedire al cliente. Se sei una società di servizi, il responsabile dei progetti può essere avvisato automaticamente di una nuova attività.

Una volta consegnato il prodotto, o erogato il servizio, le fatture possono essere generate in automatico dal sistema e inviate al cliente via email. Oppure essere spedite via posta cartacea. Il reparto contabilità può registrare le fatture pagate mediante bonifico bancario o assegno.

Il sistema ERP può tenere sotto controllo il livello scorte e suggerirti cosa e quando acquistare, in base alle scorte presenti in magazzino, ai tempi di consegna dei fornitori e ai modelli di vendita. Può creare e inviare via email in automatico gli ordini di acquisto ai fornitori. Una volta ricevuti i beni, l'ufficio arrivi può registrare gli articoli di magazzino ricevuti. Le informazioni sulle quantità in magazzino saranno immediatamente disponibili per il team vendite.

Tutte le attività sono legate alla contabilità

Il team che si occupa della contabilità fornitori può visualizzare le ricevute e associarle alle fatture dei fornitori. Le fatture contabilità fornitori possono essere raggruppate in base ai termini e alle scadenze e pagate elettronicamente, eliminando la necessità di stampare e di spedire gli assegni.

In qualsiasi giorno del mese puoi verificare cosa è stato venduto e i margini generati dalle vendite. Per molti "cash is king" (la cassa viene prima di tutto); grazie al sistema ERP puoi monitorare in qualsiasi momento i conti di cassa e altri conti dello stato patrimoniale quali magazzino, debiti e crediti. Oltre ai conti di stato patrimoniale, puoi visualizzare il conto economico in formato dashboard, una scrivania virtuale che offre una visione di insieme e ti aiuta a concentrare le energie nelle aree critiche. I rendiconti e gli elementi della dashboard sono collegati alla transazioni, consentendoti di esaminarle in dettaglio.

Gestione del personale

Con un sistema ERP completo è possibile gestire facilmente i turni del personale, supervisionare gli orari di lavoro e tenere sotto controllo i costi. La soluzione ERP può calcolare automaticamente le commissioni di vendita.

ERP cloud e on-premise

In passato, la maggior parte degli ERP erano on-premise, ovverosia ospitati sull'hardware dell'azienda e su server locali. Il team IT interno è responsabile degli aggiornamenti del sistema, degli upgrade, della manutenzione e della sicurezza.

Oggi, gli ERP guardano sempre più al cloud. Un ERP basato sul cloud (chiamato anche SaaS ERP, con SaaS che significa "software as a service - software come servizio") presenta diversi vantaggi rispetto al tradizionale deployment on-premise:

• Viene aggiornato automaticamente dal fornitore dell'ERP (Microsoft nel caso di Business Central). L'azienda non deve fare nulla - il software SaaS viene continuamente aggiornato all'ultima versione, con tutte le funzionalità che ne derivano.
• Il fornitore dell'ERP si occupa della sicurezza e della conformità alle normative legali.
• La spesa in conto capitale è inferiore: non c'è bisogno di hardware e server.
• È più facile aggiungere nuove funzionalità o installare app extra.

Riassumendo... I sistemi ERP: caratteristiche e vantaggi

I sistemi ERP, grazie alla struttura modulare utilizzata, integrano in maniera nativa tutti i processi operativi presenti in azienda.

Un sistema ERP offre opportunità imbattibili in termini di efficienza, reporting e analisi dei dati. È possibile misurare e tracciare le performance rispetto ai KPI, scoprire nuovi modi per migliorare la redditività e sapere sempre come sta andando il business, il tutto in tempo reale.

Il software gestionale a prova di futuro

Abbracciare la digitalizzazione è diventata una priorità. Una sfida che Microsoft ha raccolto sviluppando Dynamics 365 Business Central. Il sistema ERP che permette alle PMI di accedere ai vantaggi dell'integrazione dei processi in cloud e alle potenzialità della Business Intelligence. Una suite univoca, connessa con la piattaforma Office 365 e tutte le soluzioni Microsoft.

L'esigenza di digitalizzazione – accelerata dall'era pandemica e incoraggiata dalle nuove forme di lavoro ibrido e a distanza – ha aumentato la necessità di dotarsi di nuovi sistemi di gestione aziendale in cloud, come quello proposto da Microsoft e implementato da EOS Solutions. Un sistema ERP che ottimizza e genera risultati, che connette persone e processi, dati e informazioni, che storicizza, analizza e predice – ovunque e da qualunque dispositivo.