Was ist ein ERP-System?

Was versteht man unter einer Unternehmenssoftware (ERP)? Welche Vorteile bietet sie meinem Unternehmen? Wenn Sie sich diese Frage gestellt haben, kann folgender Artikel Klarheit bringen. Ein ERP ist ein Softwaresystem, das alle unternehmerischen Aufgaben auf einer Plattform vereint. Eine gut geplante und korrekt implementierte ERP-Lösung, wie jene von Microsoft Dynamics NAV, unterstützt Sie bei allen unternehmerischen Aufgaben und gibt Ihnen alle Informationen, die Sie brauchen, um Ihr Unternehmen effizient zu führen.

Bevor wir auf die Details eingehen, hier die Wikipedia-Definition:

Enterprise-Resource-Planning (ERP) bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik und IT-Systeme im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Gewährleistet werden sollen ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess und eine stetig optimierte Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe.

ERP-Funktionen

Die Funktionalitäten eines ERP-Systems decken sich mit jenen, die notwendig sind, um ein Unternehmen zu steuern:

• Verwaltung: Rechnungswesen, Buchführung, Stammdatenverwaltung, Controlling, Lohnbuchhaltung, Kostenrechnung
• Vertrieb: Bestellungen, Preise, Verkaufslisten, Auftragsverwaltung, Verfügbarkeit, Versand
• Beschaffung: Verwaltung der Einkäufe, Bedarfsermittlung, Materialwirtschaft, Qualitätsmanagement, Lieferantenverwaltung
• Ressourcen: Personalführung, Personalplanung, Personaleinsatz, Infrastrukturen (Instandhaltung, Verwaltung interner Projekte, Ankauf und Verwaltung von Investitionsgütern)

Vertrieb und Marketing

ERP-Systeme sind Software-Instrumente, die dabei helfen sämtliche Geschäftsbereiche zu steuern. Wenn das Marketing zum Beispiel eine Reihe von Kontakten (Leads) gesammelt hat, werden diese automatisch als potentielle Kunden ins ERP importiert.

Das Vertriebsteam kann dann auf die Daten der potentiellen Kunden zugreifen und entsprechende Maßnahmen setzen. Alle diese Aktionen können jederzeit überwacht werden, der jeweilige Stand im Verkaufsprozess ist für die Verantwortlichen einsehbar und von der Generierung der Leads bis hin zu Verkaufsabschluss und Lieferung nachverfolgbar.

Automatische Kundenverwaltung/Lagermanagement und Kundendienst

Nach dem Verkaufsabschluss werden alle Kundeninformationen automatisch in einem Benutzerkonto gebündelt, nichts muss manuell eingegeben werden. Verkaufschancen werden inklusive aller Details in Verkäufe umgewandelt. Lager und Spedition werden automatisch informiert. Bei Dienstleistungsunternehmen wird der Projektverantwortliche automatisch informiert, dass er wieder frei für ein neues Projekt ist.

Nach Zustellung eines Produkts oder der Ausführung einer Dienstleistung können die Rechnungen automatisch erstellt und via Mail oder mit der Post verschickt werden. Die Buchhaltungsabteilung verbucht die als Überweisung eingegangenen Zahlungen.

Das ERP-System managt auch den Warenbestand und fordert zum richtigen Zeitpunkt Nachbestellungen an. Automatische Bestellungen können via E-Mail an die Lieferanten verschickt werden. Nach Wareneingang werden die Artikel registriert und einem Lagerort zugewiesen. Alle Lagerinformationen sind für das Verkaufsteam jederzeit einsehbar.

Alle Aktivitäten sind mit der Buchhaltung verbunden

Die Kreditorenbuchhaltung kann sich Lieferscheine anzeigen lassen und den Rechnungen der Lieferanten zuordnen. Kreditorenrechungen können nach Datum und Fälligkeit geordnet und auf elektronischem Wege bezahlt werden. Auf diese Weise muss nichts mehr ausgedruckt werden und Bezahlungen via Einzahlungsbeleg entfallen.

Zu jedem Zeitpunkt können Sie sich über alle Verkäufe informieren und die daraus resultierenden Gewinne anzeigen lassen. Für viele gilt das Prinzip “Cash is King”. Dank ERP können Sie jederzeit Konten, Kosten, Lagerbestand, Kreditoren und Debitoren überwachen. Das alles kann auf einem Dashboard, einem virtuellen Schreibtisch, angezeigt werden, sodass Sie jederzeit die komplette Performance Ihres Unternehmens im Blick haben. Auf diese Weise können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und so Probleme schnell erkennen und beheben. Alle Geschäftsberichte und Dashboard-Elemente sind direkt mit allen Transaktionen verbunden und Sie können sich jederzeit Details anzeigen lassen.