Microsoft Teams: file, chat e riunioni tutto in un unico posto

Lavori abitualmente fuori ufficio? Sei quasi sempre dal cliente? I tuoi collaboratori stanno facendo altrettanto e le occasioni per trovarsi tutti intono a un tavolo sono sempre più rare?

Microsoft Teams è la risposta alle domande poste dal lavoro nell'epoca della connessione.

Microsoft Teams è un vero e proprio HUB di informazioni e semplifica le comunicazioni, riunendo chiamate, riunioni e chat in un unico luogo virtuale.

Basta email

Finalmente potrai dire basta alle conversazioni a mezzo mail: la chat di Teams è lo strumento ideale per riprendere quando serve il filo del discorso con i collaboratori e tenere dietro ai diversi discorsi che sono il cuore dei progetti.

Teams offre stanze per chattare uno a uno oppure per discussioni di gruppo intorno a temi o progetti specifici. Permette sia dialoghi privati (invisibili agli altri), sia conversazioni pubbliche, a cui possono partecipare, anche solo come spettatori, tutti i membri dell'organizzazione. Da questo punto di vista offre una valida alternativa alle bacheche aziendali e permette di diffondere le informazioni in tutta l'azienda.

Invita ospiti esterni

Permette di invitare ospiti esterni al network aziendale (consulenti, tecnici IT, clienti) utilizzando semplicemente un indirizzo di posta elettronica. L'ospite non deve installare nulla sulla propria macchina e potrà partecipare per tutto il tempo necessario utilizzando il suo web browser.

Documenti condivisi

Ma il dialogo nella squadra non basta. Infatti, nella conversazione sui progetti molto spesso hai bisogno di scambiare file e di lavorare a più mani su testi scritti con Word, fogli di Excel, presentazioni PowerPoint. Teams permette di lavorare in molti sullo stesso documento e lasciarsi alle spalle il rebus delle diverse versioni dei file.

Sharepoint

Microsoft Sharepoint funge da repository dei file. Non rischiare di perdere ore preziose a ricostruire un documento: la condivisione dei documenti in cloud offre la massima sicurezza e permette a tutto il team di essere sul pezzo, oltre che metterti al riparo da casi sfortunati come il guasto o il furto del tuo laptop.

Riunioni con Teams

Per chi invece preferisce il contatto faccia a faccia, Teams permette chiamate sia video che audio. Offre la possibilità di offuscare lo sfondo durante la chiamata per evitare, ad esempio, di mostrare il viavai della gente in aeroporto o il caos che regna in casa propria. Permette di condividere lo schermo per commentare in gruppo documenti e dati, ma anche per insegnare procedure e fare tutorial in diretta.

Durante la riunione un bollino rosso compare sul tuo profilo per comunicare a tutti quelli che ti cercano su Teams che sei momentaneamente impegnato. Puoi anche modificare il tuo status per reindirizzare su altri colleghi oppure per comunicare una assenza per malattia.

Microsoft Teams previene la Shadow IT

Dal punto di vista della sicurezza, Microsoft Teams mette al riparo da soluzioni di chat fai da te che, proprio per sopperire alla mancanza di un software di scambio informazioni, i tuoi collaboratori potrebbero decidere di installare sulle macchine aziendali. Domandate ai vostri responsabili IT: vi diranno tecnicamente quali rischi si corrono ad installare software che non risponde a criteri di sicurezza adeguati per un'azienda.

Portatile, tablet o mobile

Ovviamente Teams è pensato per essere utilizzato su ogni piattaforma: laptop, mobile, tablet (Android e Apple iOS). Il tuo account ti rende riconoscibile da ovunque e in qualunque modo tu acceda al tuo account, per poter sempre essere coinvolto nelle conversazioni che contano in azienda.