Progetti ERP: governare il cambiamento in 4 passaggi

Quando si tratta di implementare un nuovo sistema ERP, o più in generale di adottare una nuova tecnologia, spesso le persone dedicano più tempo a costruire barriere contro il cambiamento, piuttosto che a lavorare per individuare le soluzioni ottimali. Per superare questo stallo iniziale è importante che le persone coinvolte nel processo di implementazione di una soluzione ERP sentano di avere il controllo della situazione, di prendere decisioni invece di subirle.

E debbasi considerare come non è cosa più difficile a trattare, né più dubia a riuscire, né più pericolosa a maneggiare, che farsi a capo ad introdurre nuovi ordini. Perché lo introduttore ha per nimici tutti quelli che delli ordini vecchi fanno bene, et ha tepidi defensori tutti quelli che delli ordini nuovi farebbono bene...

Niccolò Machiavelli, Il Principe, cap. 6

Non basta limitarsi a imporre direttive agli utenti dell'ERP, bisogna convincerli della bontà del miglioramento dei loro processi aziendali. Ci vuol poco a fissare appuntamenti nei calendari Outlook delle persone ma, se non sono veramente coinvolte nel progetto, non testeranno a dovere la soluzione. Gli utenti finali devono avere un ruolo nella gestione del cambiamento perché il progetto abbia successo, sia che si tratti dell'implementazione di un nuovo sistema ERP, sia dell'aggiornamento dell'attuale.

Ma come coinvolgere nel progetto gli utenti finali dell'ERP?

1. Identificate la persona del team con il giusto grado di responsabilità e autorevolezza, in grado di ispirare il cambiamento e farne sentire tutti partecipi. È consigliabile reclutare per primi nella "squadra del cambiamento" gli influencer chiave, che poi aiuteranno a coinvolgere l'intero team.
2. "Educate" gli utenti sul perché i cambiamenti sono necessari, siate aperti e onesti, mostrate in che modo gli obiettivi del progetto supportano la strategia dell'azienda.
3. Incoraggiate gli utenti a prendere decisioni nel proprio settore di competenza, e a collaborare tra loro per  mettere le rispettive competenze a fattor comune. Assicuratevi che gli utenti abbiano dimestichezza con tutti i moduli della soluzione e che siano consapevoli dell'obiettivo finale.
4. Coinvolgete tutti gli stakeholder in ogni fase del progetto, dando loro tutto il tempo e il supporto di cui hanno bisogno, in primo luogo per accettare il cambiamento, quindi per gestirlo e intervenire direttamente per migliorare i processi.

Intraprendendo questi passi aiuterete i vostri utenti a essere auto-sufficienti e ad acquisire una maggiore consapevolezza dei processi di business. Questo approccio mantiene il controllo all'interno dell'organizzazione e rende molto più semplice contenere i costi e incrementare il ritorno sull'investimento.