ERP-Projekte: Den Systemwechsel in 4 Schritten organisieren

Neue Technologien, zum Beispiel ein neues ERP treffen am Anfang auf viel Widerstand. Deshalb ist es wichtig alle Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt einzubinden. Es wäre das falsche Signal, ihnen das Gefühl zu geben, einfach nur Befehle auszuführen. Der bessere Weg ist, sie am Prozess der Umsetzung zu beteiligen. Die Mitarbeiter behalten die Kontrolle und können so selbst Entscheidungen treffen und mittragen.

Dabei muß man erwägen, daß es gar keine Sache von größerer Schwierigkeit und von zweifelhafterem Erfolge gibt, als sich zum Haupte einer neuen Staatsverfassung aufzuwerfen. Denn Alle die, welche sich in der alten Ordnung der Dinge wohl befanden, sind der neuen feindlich; und diese hat nur laue Vertheidiger an denen, welche dabei zu gewinnen hoffen:

Niccolò Machiavelli, Der Prinz, cap. 6

Es reicht nicht neue Richtlinien für die ERP-Nutzer einzuführen, sie müssen überzeugt sein, dass das neue System die Arbeitsprozesse positiv verändert. Schnell sind Einführungstermine im Outlook-Kalender fixiert. Aber wenn die Mitarbeit das Projekt nicht mit tragen, werden sie nicht selbstständig Lösungen erarbeiten. Die Endnutzer müssen an der Umsetzung der Änderung beteiligt sein, damit das Projekt Erfolg haben wird. Das gilt für die Implementierung eines neuen ERP genauso wie für die Aktualisierung eine alten Systems.

Wie kann man die ERP-Endnutzer in das Projekt einbinden?

1. Suchen Sie im Team nach Personen, die über genug Verantwortungsgefühl und Autorität verfügen, dass sie die anderen mitreißen und für die Veränderung begeistern können. Diese Key Influencer werden als erstes ausgewählt und bilden somit die Basis im “Team der Neuerungen”, dem schlussendlich alle Nutzer angehören sollen.
2. Erklären Sie den Nutzern, warum die Veränderung notwendig ist. Seien sie offen und transparent. Argumentieren Sie für die Neuerungen und erklären Sie diese in Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie.
3. Ermutigen Sie die Nutzer, Entscheidungen in ihrem Kompetenzbereich zu treffen, diese Entscheidungen zu teilen, zu kommunizieren und so für alle nutzbar zu machen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit allen Modulen vertraut sind und auch das Endziel immer sicher im Blick haben.
4. Der Mitarbeiter wird zum Stakeholder, zum Teilhaber, der in jede Phase des Projekts mit einbezogen ist. Geben Sie ihm genügend Zeit und Hilfestellungen - zunächst einmal, um die Veränderungen zu akzeptieren, dann um sie umzusetzen und schließlich um sie so anzuwenden, dass das Unternehmen optimal daraus Nutzen zieht.

Die Umsetzung dieser Schritte verhilft den Nutzern zu mehr Selbständigkeit und zu mehr Bewusstsein für die unternehmerischen Zusammenhänge. Dieser Ansatz stärkt die Kontrolle im Innern des Unternehmens und erleichtert es die Kosten einzuhalten und so die Investition wieder einzuspielen.