Shadow IT: minacce e opportunità di una pratica diffusa in molte aziende

Shadow IT, che cosa è e cosa si nasconde dietro questo termine così inquietante?

Shadow IT (letteralmente IT Ombra) significa usare in azienda software non approvato dall’IT per risolvere problemi tipici della tua giornata lavorativa. Vediamo assieme qualche esempio:

• trasferire un file di lavoro con un servizio tipo We Transfer
• condiviso gli appunti presi durante una riunione con i Google Docs
• inviare un’e-mail di lavoro dal vostro account personale

L’utilizzo di questo tipo di servizi, a meno che ovviamente non sia approvato dal reparto IT della vostra azienda, costituisce la Shadow IT.

La Shadow IT non ha fini illegali o malevoli

Il termine rende bene l’idea: si tratta di installazioni personalizzate sulla macchina aziendale, fatte nell’ombra e di nascosto, da parte di dipendenti che non in intendono in alcun modo sabotare o danneggiare (non si tratta quindi di tentativi volti deliberatamente a danneggiare il sistema aziendale), ma che installano software non approvato per lavorare meglio.

Infatti, quando un responsabile IT sorprenderà sul fatto un collaboratore dell’azienda mentre si installa un software o accede ad un servizio SaaS non autorizzato, molto probabilmente sentirà questa giustificazione: “Tra gli strumenti aziendali non c’è n’è nessuno che funziona bene come questo”

L'European Cyber Security Month è la campagna annuale dell'Unione Europea dedicata alla promozione della cibersicurezza tra i cittadini e le organizzazioni della UE e alla divulgazione di informazioni aggiornate sulla sicurezza online attraverso la sensibilizzazione e la condivisione di buone pratiche.

La Shadow IT è un pericolo per la sicurezza

Purtroppo, i rischi derivanti da questa pratica non sono pochi, ed è facile capire che i principali sono dovuti a questioni di sicurezza. Molti di questi servizi ‘alternativi’ non soddisfano, infatti, gli standard di sicurezza richiesti dall’IT aziendale.

La Shadow IT crea un clima ostile verso l’IT

Oltre ad essere pericolose per la sicurezza, le pratiche di shadow IT creano anche un clima di avversione nei confronti degli addetti IT, che vengono raffigurati come i guardiani di un sistema lento che potrebbe trarre grande giovamento se si potessero introdurre nuovi software e servizi più al passo con in tempi.

Una azienda ‘vecchia’

È difficile convincere i lavoratori a perseguire obiettivi di rapidità ed efficienza, se poi si impedisce loro di utilizzare un software che proprio quegli obiettivi cercherebbe di raggiungere. L’immagine aziendale ne risulta offuscata e il lavoratore può sentirsi demotivato.

La Shadow IT deve essere presa in considerazione

La Shadow IT non può essere combattuta frontalmente con lo scopo di eliminarla, perché questa strategia porterebbe un danno per l’azienda. Un approccio proattivo ai problemi sollevati dalla Shadow IT consiglia piuttosto di prendere in considerazione le esigenze che i lavoratori esprimono quando attivano queste pratiche.

Ecco alcuni esempi tipici di esigenze, che possono essere soddisfatte da software installato su macchina o attivati come Saas:

• sistemi multipiattaforma per accedere ai dati
• strumenti per il lavoro di squadra basati su social network
• strumenti per la creazione di piani e l’assegnazione e il controllo dell’avanzamento delle attività

Soluzioni Microsoft

Microsoft 365 offre una alternativa sicura alla Shadow IT e, a questo scopo, offre un pacchetto di soluzioni pensate apposta per soddisfare sia le esigenze di produttività dei lavoratori, sia le esigenze di sicurezza che stanno a cuore all’IT aziendale.

Teams è la soluzione Microsoft che permette di semplificare le comunicazioni, raccogliendo chiamate, riunioni e chat in un’unica posizione, organizzando la conversazione in canali tematici accessibili da tutte le piattaforme.

Onedrive è il servizio ideale per il backup dei tuoi files. Si tratta infatti di un servizio di cloud storage e backup accessibile tramite browser e app desktop e smartphone. Perfetto per metterti al riparo da crash della macchina e per accedere ai tuoi files anche quando il tuo PC non è a portata di mano, basta lo smartphone!

Con Sharepoint puoi potenziare il lavoro di squadra: archivia file, dati, notizie e risorse. Lavora a più mani e conserva le versioni dei documenti.