Microsoft Teams: il futuro della comunicazione interna e non solo

Microsoft Teams ha aiutato molte aziende a superare i blocchi della pandemia. Ma in tanti stanno incominciando a vedere molto di più in questo strumento, vale a dire una vera e propria trasformazione della gestione della comunicazione interna ed esterna. In questo post sul blog, vediamo perché l’utilizzo di Microsoft Teams è destinato ad aumentare in futuro e cos'altro si può fare con questo strumento oltre a tenere riunioni virtuali.

Durante la pandemia, molte aziende hanno scoperto Microsoft Teams. Questo era ovvio, innanzitutto perché è incluso in Microsoft 365 (la versione ampliata e ammodernata di Office 365), che la maggior parte delle aziende utilizza, e poi perché è un ottimo strumento per la chat e la videoconferenza: insomma, una soluzione di ripiego per rimanere in grado di agire dall'ufficio di casa durante i lockdown. Ma chiunque veda lo strumento solo come un telefono con un servizio di messaggeria incorporato, sta lasciando la maggior parte del suo potenziale inutilizzato e si sta perdendo il meglio che l’applicazione può offrire.

Ed è proprio per queste caratteristiche ancora poco conosciute e utilizzate che, molto probabilmente, Teams diventerà lo strumento centrale nella collaborazione interna e nella comunicazione con i clienti e i fornitori. Per dirla in breve, Microsoft Teams diventerà uno strumento come Windows: tutti lo hanno, tutti lo usano.

Perché l’uso di Microsoft Teams è destinato a crescere

Innanzitutto, perché quasi tutto può essere integrato in Microsoft Teams: Teams non è un software autonomo, ma una piattaforma. Questo significa che la gamma di funzioni può essere ampliata quasi a piacimento. Chiunque si sia preso la briga di sfogliare le app in offerta capirà facilmente a cosa ci stiamo riferendo.

La App disponibili per ampliare le potenzialità di Teams

Vediamo qualche esempio. Ci sono lavagne bianche su cui diverse persone possono sviluppare idee allo stesso tempo durante le riunioni creative. O pianificatori di compiti con i quali i compiti possono essere assegnati ed elaborati in modo trasparente. Ci sono app per la gestione di progetti agili, mind mapping, sondaggi, gestione dei congedi e persino gestione della salute dell'ufficio.

Le possibilità offerte le più varie: Eos Solutions, per esempio, ha sviluppato un Carbon Footprint Calculator per visualizzare, a colpo d’occhio, una panoramica delle emissioni di CO2 dell’azienda e delle varie sedi.

Per concludere, qualunque sia l’esigenza, ogni utente può mettere insieme un ambiente funzionale che è ottimale per il proprio modo di lavorare. Il Microsoft Store non conosce quasi limiti qui. Questo è bello per i singoli dipendenti. Ma diventa davvero prezioso quando si fa quello che il nome della piattaforma suggerisce: lavorare in squadra.

Come lavorare meglio con Microsoft Teams

Microsoft Teams rende le informazioni di tutte le aree disponibili in modo mirato: supponiamo che in un'azienda il reparto vendite abbia creato un proprio team. In questo gruppo, ha senso integrare una dashboard di Power BI. Tutti i membri hanno ora accesso alle loro cifre chiave di vendita direttamente da Teams e non devono aprire un nuovo programma per questo.

All'inizio non sembra molto spettacolare. Ma lo stesso vale per Microsoft Dynamics 365 CRM e Microsoft Dynamics 365 Business Central, per esempio. I record di dati possono essere visualizzati tramite un link in Microsoft Teams grazie ad una perfetta integrazione. Questo significa che il personale di vendita può vedere direttamente in Teams quali cifre di vendita hanno raggiunto, come stanno le opportunità di vendita con un cliente specifico e può richiamare i dati di un ordine specifico - senza dover cambiare applicazione. Niente più noiose ricerche di informazioni da tutti i tipi di applicazioni. Anche il diluvio di e-mail viene arginato e la comunicazione è più precisa: nelle chat di Teams un gruppo definito di persone si scambia messaggi, distribuisce compiti tramite un task planner e integra in ogni messaggio dati, cifre e fatti dai sistemi collegati. Questa gestione professionale delle informazioni fa di Teams il fulcro della comunicazione interna. E già che ci siamo: anche per la comunicazione esterna. Questo perché clienti, fornitori e altri stakeholder possono essere integrati direttamente in Teams, il che ottimizza anche lo scambio congiunto di informazioni con questi gruppi.

E i documenti?

Se avete Microsoft Teams, non avete più bisogno di un file server: questa non è una novità per le aziende che hanno un sistema di gestione dei documenti. Integrano semplicemente il loro DMS nel loro sistema ERP e tutti i documenti sono disponibili. Con Teams, ogni dipendente può utilizzare il suo spazio di archiviazione su Microsoft OneDrive. Le informazioni generali dell'azienda, come i regolamenti operativi o i dati dei prodotti, sono molto meglio e più trasparenti su Sharepoint. Tutti i dati relativi al progetto o al dipartimento possono essere memorizzati in Teams e sono disponibili esattamente per il gruppo di persone che ne hanno bisogno.

E se perdo la visione d'insieme nella massa di informazioni disponibili?

In Microsoft Teams, molte cose si spiegano da sole grazie ai chatbot integrabili: conosciamo i chatbot da vari siti web, che a volte sono più o meno utili nel rispondere alle domande. Questi risolutori di problemi intelligenti possono anche essere integrati in Teams. Alcuni sono già pronti nel Microsoft AppSource, come il AI Adoption Bot, che risponde alle domande su Teams e le sue funzioni. Ma è anche possibile istruire il proprio bot. Questo può venire in soccorso dei dipendenti con domande interne e guidarli.

Prendiamo ad esempio una domanda classica che si ripropone in ogni azienda: come funziona la nota spese di viaggio? Il chatbot risponde a queste e altre domande in base alle informazioni memorizzate - senza che un impiegato dell'amministrazione debba impiegare del tempo in più. I bot sono anche utili nella ricerca di documenti su un cliente o un argomento specifico e fanno risparmiare molto tempo. Fondamentalmente, si può dire: quando si tratta di trovare informazioni memorizzate nel gioco domanda-risposta, i bot sono tuoi amici.

Se Teams può fare così tanto - come faccio a non perdermi nella selva di funzionalità quando lo introduco?

Microsoft Teams deve sempre essere integrato in una strategia di digitalizzazione globale: per quanto il potenziale funzionale di Teams sia quasi inesauribile, con così tante possibilità c'è sempre il pericolo di una crescita incontrollata. Non c'è una ricetta universale per come dovrebbe essere un'implementazione ottimale dei canali. Come potrebbe esserci?

Le informazioni che vengono fornite e le squadre che sono strutturate devono trovare la loro strada su Teams. Ma se si concentra l'attenzione domande come: ‘Di cosa ho bisogno per il mio business? ’Come posso ottimizzare i miei processi?’ ‘Come posso offrire un valore aggiunto ai miei clienti?’ Questo indirizza sulla strada giusta per la ricerca degli strumenti per la stesura di un piano di sviluppo IT coerente ed efficace.