Microsoft Office 365: gli strumenti di collaborazione per lo smart working

Che cos'è la collaborazione per Microsoft?

Collaborazione significa poter lavorare ovunque, su qualunque progetto, in perfetta integrazione con i propri collaboratori.

Non importa se chilometri e fusi orari ti separano dai tuoi colleghi: con i software di collaborazione offerti da Microsoft Office 365 è possibile lavorare a più mani alla stesura di un documento, dialogare in chat con i tuoi colleghi oppure organizzare una riunione video o audio in pochi secondi; e poi condividere file, pianificare attività, esaminare il loro avanzamento e molto altro.

Basta mail tra colleghi

Per tutte queste attività fino a ieri si è fatto un massiccio uso interno della posta elettronica e le conseguenze sono ben presenti a tutti: comunicazioni perse nel profluvio delle email, duplicazioni infinite dei documenti (“Ma io stavo lavorando sulla revisione 2 del documento” “Ah, io no. Ho creato la revisione 3” “Perché non li unifichiamo in una revisione 2.5?”), difficoltà estrema a tenere traccia di progetti che si prolungano nel tempo, con mail di pianificazione che, inevitabilmente, finiscono per annegare nella fiumana quotidiana della posta elettronica.

Tra i numerosi software che Microsoft mette a disposizione per l’aumento della produttività e la collaborazione aziendale, prendiamo in considerazione questi tre esempi: si tratta di una piattaforma di comunicazione (ma vedremo che in realtà è molto di più), di un software di to do list per organizzare il proprio tempo personale e di un programma per la gestione dei progetti.

Microsoft Teams

Microsoft Teams è un vero e proprio HUB di informazioni e al suo interno altre app possono venire aperte come tab di lavoro. Teams semplifica le comunicazioni, riunendo chiamate, riunioni e chat in un’unica posizione.

Permette di chattare e organizzare le chat per contenuto. Le conversazioni di squadra sono normalmente visibili a tutta la squadra, ma c'è naturalmente la possibilità di discussioni private.

Teams semplifica tutte le operazioni:

• Partecipare a un progetto
• Invitare ospiti esterni
• Condividere file e documenti (su SharePoint)
• Usare le conversazioni del team per tenere traccia del feedback

Ovviamente è possibile installare Teams anche sul proprio smartphone, per seguire e partecipare alle conversazioni e alle conferenze anche quando si è in movimento e non si può usare il proprio PC.

Teams si integra con 80 app del mondo operation (non solo Microsoft)

L’utilizzo di Microsoft Teams mette inoltre l’azienda al riparo dalle vulnerabilità che sistemi ‘fai da te’ adottati dai collaboratori di loro iniziativa potrebbero aprire nel sistema di sicurezza aziendale.

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Microsoft to do

Nell'ambito dei software di produttività Microsoft To Do ti permette di organizzare la tua lista di attività quotidiane, e la tua to do list ti seguirà ovunque tu sia, grazie alla compatibilità mobile per Android e iOs:

• Attribuire priorità alle attività
• Condividerle con partner
• Impostare scadenze per le attività
• Collegare la app con outlook

Microsoft Planner

Nel lavoro di ogni giorno siamo obbligati a essere attivi contemporaneamente in più team di lavoro. E questo, soprattutto per chi è incaricato di compiti di organizzazione e coordinamento, comporta numerosi problemi dal punto di vista della gestione dei gruppi e dei loro membri.

Come fare a non rimanere indietro con gli obiettivi? Come fare a capire a prima vista la distribuzione dei compiti tra le risorse a tua disposizione?

Microsoft Planner è il software di pianificazione che risolve il problema di tener traccia dell’avanzamento dei lavori di numerosi team di lavoro e ti offre a colpo d’occhio la situazione di tutti i progetti che devi coordinare.

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