Feedback e Smart Working: esprimere al meglio giudizi e opinioni da remoto

Il feedback sul posto di lavoro è semplicemente definito come il processo di dare suggerimenti costruttivi da parte dei supervisori, dei responsabili e dei colleghi, volto a migliorare le prestazioni, a rafforzare il buon comportamento e a migliorare il morale e la dedizione dei dipendenti nello svolgimento del loro lavoro.

Feedback sul posto di lavoro significa dunque condividere informazioni con i colleghi sull'impatto del loro comportamento sui risultati, sul processo o sulle relazioni del team. Può essere condiviso in alto o in basso nella scala di reporting, così come lateralmente ai colleghi.

Sembra abbastanza facile, vero? Ma se il numero di libri, corsi e articoli sui modelli di feedback delle prestazioni sono un indicatore, probabilmente non è così facile.

Anche se il feedback in sé può sembrare semplice, la sua efficacia dipende dal modo in cui viene comunicato.

Feedback utile: uno strumento fondamentale per la produttività

Un feedback espresso correttamente è parte essenziale del processo produttivo e il raggiungimento degli scopi è profondamente influenzato dal modo in cui viene espresso il feedback.

Riassumiamo dunque brevemente le caratteristiche che deve avere un feedback per essere utile.

Il feedback deve essere:

• specifico e non generale: deve essere basato su dati ed esempi concreti
• descrittivo e non valutativo: deve servire a dare un giudizio sul lavoro e non sulle persone
• personale: deve esprimere l'opinione di una persona e non di un generico 'si dice'
• limitato a un numero ridotto di questioni
• tempestivo
• aperto a una replica, e deve anzi incoraggiare un dialogo produttivo

Feedback e lavoro da remoto: il rischio di errori aumenta

Abbiamo già visto in altri post come la relazione fra colleghi mediata da strumenti come le chat e la messaggistica istantanea sia sicuramente più complessa di quella che si può instaurare in un rapporto faccia a faccia. Nella proposizione dei feedback questo aspetto risulta amplificato ed aumenta il rischio di fraintendimenti e di altre difficoltà nella comunicazione.

La stesura di email oppure altre forme di reportistica più dettagliate può sopperire ai limiti della messaggistica rapida, perché permette una maggiore argomentazione e lascia lo spazio per inserimento di esempi, grafici, tabelle.

Tuttavia, la freddezza di questi strumenti (che si tratti di chat oppure email) deve imporci una misura maggiore di cautela. Proprio per questo motivo, nella comunicazione dei feedback bisognerebbe cercare di utilizzare il meno possibile questo tipo di strumenti.

Feedback da remoto: meglio la video call

Per comunicare un feedback dunque è molto meglio utilizzare il telefono oppure meglio ancora la video call, che permette di interpretare anche le espressioni nel viso dell'interlocutore e consente un maggiore controllo sulle comunicazioni non verbali. Diversamente corri il rischio che il feedback crei più problemi di quelli che effettivamente risolve.

Nel rapporto faccia a faccia le parole contano di più ed è più facile aggiustare il tiro della conversazione o cogliere al volo fraintendimenti da parte del tuo interlocutore. Dunque, è meglio privilegiare per i tuoi feedback la video call, quando ovviamente non è possibile trovarsi di persona.

Ricevere i feedback

Fin qui i siamo occupati di metà del problema: inviare i feedback. Ma sei davvero sicuro di saper ricevere i feedback?

Ricevere i feedback, su qualunque supporto essi provengano, che si tratti di chat, email, report oppure video chiamate è un processo che si può descrivere in tre punti molto semplici:

1. far capire di aver ricevuto il feedback
2. mostrare di aver capito il feedback
3. dimostrare di avere chiaro in mente come applicarlo per migliore il processo/progetto a cui il feedback si riferisce

Solo così chi ti ha inviato il feedback sarà sicuro che sei sulla strada giusta e il rapporto di fiducia professionale ne risulterà rinforzato.

Insomma, il lavoro da remoto offre grandi opportunità di produttività e miglioramento di qualità della vita, tuttavia, soprattutto in momenti in cui bisogna fare osservazioni e muovere critiche, gli strumenti tipici dello smart working possono mostrare limiti, ed è solo tenendo ben presente questi limiti che puoi limitare le loro conseguenze negative che potrebbero minacciare la riuscita dei tuoi progetti.