Smart Working: Ablenkungen sind Produktivitätskiller

Kann man auch außerhalb des Büros produktiv arbeiten? Diese Frage beschäftigt derzeit wohl viele Arbeitgeber.

Produktivität hängt immer auch vom Umfeld ab. Beim Homeoffice sind das die eigene Wohnung, die Mitbewohner und viele weitere Faktoren. Entscheidend ist auch die Fähigkeit, auch bei veränderten Bedingungen konzentriert zu arbeiten.

Für viele war es dann ziemlich überraschend, wie produktiv man zu Hause arbeiten kann. Das bestätigt auch die Mehrheit der Studien zum Thema.

Es bleibt aber der Grundsatz: Je weniger Ablenkungen, desto mehr Produktivität.

Ablenkungen vermeiden

Zu Hause gibt es im Wesentlichen zwei Ablenkungsfallen:

• Hausarbeit und Mitbewohner
• Privates Smartphone

Die eigene Wohnung hält naturgemäß eine Menge Ablenkungen bereit: Unordnung, Wäscheberge, Einkauf, Essenszubereitung usw.

Das alles sollte beim Arbeiten tabu sein. Die Hausarbeit sollte sich auf die eingeplanten Pausen zwischen dem Arbeiten konzentrieren. Aber Vorsicht, ohne gute Planung kann das schnell in zusätzlichen Stress ausarten.

Rücksicht der Mitbewohner

Ohne die Rücksicht der Mitbewohner ist Smart Working von zu Hause nicht zu bewerkstelligen. Das ist bei Kindern nicht so einfach. Aber auch sie müssen ein Gespür dafür bekommen, wenn ein Elternteil seine volle Konzentration für die Arbeit braucht.

Das Smartphone: die größte Störquelle

Die meisten Arbeitsunterbrechungen gehen auf das Konto des Smartphones. Das gilt für Zuhause und Büro gleichermaßen. Die Methoden sind also dieselben, um Ablenkungen zu vermeiden. Am effizientesten ist es, den Ton für private Messenger und Chatnachrichten auszuschalten.

Das Smartphone wird zum einfachen Telefon. Die wenigen Telefonate sind keine große Störquelle, wenn man bedenkt, dass sich ein Großteil der privaten Kommunikation auf Messenger verlagert hat.

Ablenkungen durch Kollegen

Was im Büro das Gespräch in der Kaffeeküche oder die zufällige Begegnung auf dem Flur ist, ist zuhause das Telefonat mit Kollegen. Nicht immer beschränkt es sich auf rein berufliche Themen. Das ist auch gut so. Denn Arbeitsbeziehungen brauchen sozialen Austausch und entspannte Momente. Der Verzicht würde sich negativ auf die Produktivität auswirken, die auch vom Zusammenhalt und dem Wohlbefinden der Mitarbeiter abhängt.

Mails in CC

E-Mails, die nicht direkt mit Ihren Aufgaben zu tun haben, bei denen Sie oft nicht einmal wissen, worum Sie in CC stehen, nehmen wertvolle Zeit weg, besonders wenn Sie gerade unter Druck stehen.

Klar, betriebliche Kommunikation und Transparenz sind wichtig, häufig produzieren sie aber Stress und lenken von wichtigen Arbeiten ab. Aber es gibt Abhilfe.

Mails müssen nicht sofort bei Eingang gelesen und beantwortet werden.

E-Mails nur zu bestimmten Zeiten lesen

Hochkonzentriertes Arbeiten ohne Störungen von außen ist manchmal nötig, wenn man beispielsweise ein Projekt fristgerecht abschließen möchte. Mails ganz zu vernachlässigen, ist meist nicht möglich. Ein möglicher Ausweg ist das Festlegen von alternierenden Zeiten.

Das Prinzip ist einfach: morgens zwischen 8 und 9 Uhr werden Mails gelesen, zwischen 9 und 10 herrscht Konzentration ohne Ablenkung durch Mails, zwischen 10 und 11 wird wieder gelesen und die folgende Stunde wieder nicht. Das gleiche Schema gilt für den Nachmittag.

Der Mehrwert? Sie können jeden Tag vier Blöcke zu je einer Stunde durcharbeiten. Auch wenn die Blöcke nicht zusammenhängend sind, ermöglichen sie dennoch konzentrierte Arbeitsphasen ohne Ablenkungen.

Die restlichen vier Stunden gehören den verschiedenen Büroaktivitäten, inklusive der Plausch mit den Kollegen in der Kaffeeküche, damit auch die gute Stimmung im Team nicht zu kurz kommt.

Das Resümee: Der Großteil an Kommunikation kann auch eine Stunde warten, ohne dass es Auswirkungen auf die Teamproduktivität gibt.

Teams stummschalten

Was für Mails gilt, gilt natürlich für alle Kommunikationsplattformen und auch für Microsoft Teams. Hier können Sie über den Status im Profil bestimmte Zeiten wählen, in denen Sie nicht gestört werden wollen. Auch hier ist das stundenweise Blocksystem empfehlenswert, wenn Sie gerade an einem Projekt arbeiten, das höchste Konzentration fordert.

Für alle Fälle gilt, übertreiben Sie es nicht. Denn gerade Smart Working verlangt einen hohen Grad an Flexibilität. Die Kommunikation mit den Kollegen ist fundamental und erfordert noch mehr Aufmerksamkeit als im Büro.