Der Mensch als Erfolgsfaktor für digitale Projekte

Die Einführung von ERP-Software wird von den Mitarbeitern eines Unternehmens manchmal mit Misstrauen betrachtet. Um eine stärkere Beteiligung zu erreichen, sollten Sie die Ziele und Erwartungen des Projekts an alle Mitarbeiter kommunizieren, nicht nur an das Projektteam. Es empfiehlt sich, regelmäßig über den Projektfortschritt zu informieren, z. B. in Form eines Newsletters oder eines Blogs im Intranet mit: einer Aktualisierung des Projektfortschritts, einer Einführung für die wichtigsten Nutzer, Informationen über neue Technologien und die Vorteile, die sich das Unternehmen von ihrer Einführung verspricht. Auch wenn die Unternehmensleitung nicht direkt an dem Softwareprojekt beteiligt ist, sollte sie ihre Unterstützung von Anfang an klar zum Ausdruck bringen.

Worte wie Digitalisierung oder Automatisierung lösen manchmal unbegründete Ängste aus, die auf die Furcht vor Veränderungen zurückzuführen sind. Dies kann dazu führen, dass das Projekt von den Mitarbeitern verlangsamt wird, auch wenn sie es nicht wissen. Nehmen Sie diese Ängste ernst. Erklären Sie offen, welche Prozesse und Tätigkeitsbereiche sich in Zukunft verändern werden. Bereiten Sie sich rechtzeitig darauf vor, z. B. die Mitarbeiter auf die neuen Prozesse/Tätigkeiten zu schulen. Das Veränderungsmanagement sollte sich nicht auf technologische Fragen und Prozesse beschränken, sondern das gesamte Unternehmen einbeziehen.

Die an dem Projekt beteiligten Personen sind in der Regel auch im Tagesgeschäft tätig. Die Einführung von ERP-Software "im Leerlauf" funktioniert nicht. Das Festlegen von Anforderungen, das Testen neuer Funktionalitäten, die Abstimmung mit dem Softwarepartner, die Überprüfung und Optimierung von Prozessen braucht Zeit. Stellen Sie sicher, dass die Projektteilnehmer die erforderliche Zeit aufbringen können.

Eine ERP-Einführung "von oben verordnet" funktioniert nicht. Auch wenn die IT-Abteilung für die Software verantwortlich ist, ist es wichtig, die Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen von Anfang an einzubeziehen, um ihre Unterstützung für das Projekt zu sichern. Darüber hinaus ist das Feedback der Mitarbeiter unabdingbar, um die neue Softwarelösung optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen und die Prozesse zu hinterfragen. Je früher die "Key-User" Gelegenheit haben, mit dem neuen System zu arbeiten, desto eher werden Unstimmigkeiten entdeckt und desto konkreter wird das Feedback ausfallen. Übrigens: Der ideale Key-User ist nicht unbedingt ein Manager, sondern eher der Mitarbeiter, der täglich mit dem System arbeitet. Schaffen Sie Bedingungen, unter denen sich Ihre Mitarbeiter gleichberechtigt und ohne hierarchische Grenzen beteiligen können. Der Softwarepartner sollte Schlüsselanwender in ihre neuen Aufgaben einführen und das für die verschiedenen Rollen erforderliche Know-how vermitteln.

"Haben Sie es jemals versucht? Haben Sie jemals versagt? Macht nichts. Versuchen Sie es noch einmal. Wieder versagt. Fail better" - dieses Zitat des Schriftstellers Samuel Beckett ziert die Wände vieler Start-ups. Wenn Menschen zusammenarbeiten, passieren Fehler. Schaffen Sie eine "Fehlerkultur", die die Mitarbeiter ermutigt, aus ihrer Komfortzone herauszutreten und etwas Neues zu schaffen. Nur dann können das Projekt und die beteiligten Personen ihr volles Potenzial entfalten.