Microsoft Dynamics NAV: 3 “T” für eine erfolgreiche Implementierung

Nach Kauf und Setup einer neuen ERP-Lösung sind für eine erfolgreiche Implementierung Investitionen in Testing, Training und Transitioning wichtig.

T #1: Testing

Führen Sie umfangreiche Systemtests durch. Wenn Sie ausreichend Zeit für die Testphase einkalkulieren, können Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden. Das hat zwei entscheidende Vorteile:

• Sie haben genug Zeit, um den Fehler bestmöglich zu korrigieren, ohne die Systemleistung zu beeinträchtigen.
• Daten müssen im Unterschied zu einer späteren Fehlerbereinigung nicht angepasst werden.

T #2: Training

Es ist sehr wichtig, dass die künftigen Nutzer das System genau kennen: Vom Login über das Benutzerinterface bis zu den Aktivitäten und Kompetenzen der jeweiligen Rollen.

Den Anfang bei den Schulungen machen die sogenannten Power User, jene, die einen genauen Einblick in alle Geschäftsprozesse haben.

Bei der Vorbereitung der Schulungen und Workshops sind folgende Punkte zu beachten:

• Welche Rolle haben die jeweiligen Nutzer? Entsprechen ihre Kompetenzen den zugeteilten Aufgaben?
• Gibt es Änderungen in den Prozessen und Prozeduren, von denen die Nutzer wissen müssen? Können sie selbst Verbesserungen vorschlagen?
• Ist es möglich Checklisten oder andere Dokumente zu erstellen, die den Nutzern bei ihren Aufgaben helfen?
• Wie gelangt ein Nutzer ins System? Wie logt er sich wieder aus?
• Planen Sie reichlich Zeit für die Fragen der Anwender ein. Fixieren Sie einen Nachfolgetermin, um weitere Fragen zu klären. Bedenken Sie, dass einige Mitarbeiter nicht gerne Fragen vor allen Kollegen stellen, aber dennoch Antworten brauchen.
• Teilen Sie den Zeitpunkt mit, an dem das neue System startet. Der Zeitpunkt muss nicht präzise sein, es genügt eine Zeitspanne (z.B. im Laufe des kommenden Monats)
• Planen Sie die Schulungen zeitnah zum Go-Live-Termin. Es sollte aber reichlich Zeit bleiben, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen. Ohne Praxis vergisst man leider viel.
• Bedenken Sie, dass ein Wechsel häufig auch Ängste auslöst. Erklären Sie den Mitarbeitern, dass die Qualität ihrer Arbeit sich im Laufe der Zeit verbessern wird. Bleiben Sie immer optimistisch!

Die Trainingsphase dient nicht nur der Einarbeitung der Anwender, sondern auch der Verbesserung der Kommunikationsstrukturen innerhalb des Unternehmens.

In Schulung zu investieren, reduziert Stress und Widerstand gegen Veränderungen und macht die Mitarbeiter zu wissenden Verbündeten, die das Neue gerne mittragen

T #3: Transition Planning

Nach Test- und Trainingsphase wird es Zeit für die Übergangsphase.

Jedes Projekt sieht eine Reihe von Schritten vor, die auszuführen sind, hier einige Beispiele:

• Bereiten Sie eine Checkliste vor mit allen Übergängen und Tätigkeiten.
• Setzen Sie eine Liste auf mit allen involvierten Akteuren samt Kontaktinformationen.
• Entwerfen Sie einen Kommunikationsplan, um alle Stakeholder stets auf dem Laufenden zu halten.
• Halten Sie auch alle auftretenden Probleme auf einer Liste fest Reihen Sie sie nach Priorität, um zu bestimmen, welche Probleme zuerst gelöst werden.