10 Regeln für eine revisionssichere digitale Archivierung

Bei der digitalen Archivierung von Geschäftsdokumenten ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Speicherprozess "revisionssicher" ist. Um die Vorschriften zur Aufbewahrungsfrist und zum Schutz sensibler Daten einzuhalten, ist es sinnvoll, eine professionelle Archivierungslösung einzusetzen.

Die folgenden 10 Leitprinzipien, die die Compliance-Anforderungen beim Einsatz einer elektronischen Archivierungslösung definieren, können bei der Auswahl der geeigneten Lösung hilfreich sein:

1. Jedes Dokument muss gemäß den gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen korrekt aufbewahrt werden.
2. Die Archivierung muss vollständig sein - kein Dokument darf auf dem Weg zum Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument muss so schnell wie möglich archiviert werden.
4. Jedes Dokument muss mit dem Original übereinstimmen und unveränderbar aufbewahrt werden.
5. Jedes Dokument kann nur von ordnungsgemäß autorisierten Benutzern eingesehen werden.
6. Jedes Dokument muss innerhalb einer angemessenen Frist wiederherstellbar und reproduzierbar sein.
7. Jedes Dokument muss so schnell wie möglich nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus der Akte gelöscht werden können.
8. Jede Änderung im elektronischen Ablagesystem muss aufgezeichnet werden, damit die befugten Personen sie nachvollziehen können.
9. Der gesamte organisatorische und technische Ablauf der Archivierung kann jederzeit durch einen externen Experten überprüft werden.
10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivierungssystem ist darauf zu achten, dass die oben genannten Grundsätze beachtet werden.

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